پاورپوینت فرم ها و نمونه ها

پاورپوینت فرم ها و نمونه ها

مقدمه

به طورکلی٬ فرم ها ونمونه ها یکی ازوسایل اداره امورهرسازمان است ومعمولاحاوی اطلاعاتی می باشد که استفاده ازآنها درایجادهماهنگی در سازمان و اداره صحیح امورفوق العاده ضروری می باشد.فرم ها ونمونه ها وسیله اجرای سیستم ها و روشهاست وچون درهر سازمان اطلاعا ت ازطریق آنها به جریان می افتد٬نقش فرم ها ونمونه ها در استقرار سیستم ها وروشها حائز اهمیت است. دستورهای اجرایی به وسیله فرم ها ابلاغ می شود٬روشهای کاربرروی فرم های مخصوص نوشته می شود واطلاعات ٬اعداد وارقام آماری که برای اتخاذ تصمیم مورد استفاده مدیران وسرپرستان قرار می گیرد٬ توسط فرم ها ارسال می گردد.

تعریف فرم و نمونه

فرم کاغذی است دارای عنوان مخصوص که بعضی از قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی از قبیل نام مشخصات٬تاریخ وسایرجزییات توصیفی خالی گذاشته می شود.

فرم انواع بسیاردارد وازهرنوع آن درمورد خاصی استفاده میگردد٬مانند فرم درخواست کالا ازانبار٬فرم صورت حساب هزینه ٬فرم حضور وغیاب کارمندان وکارگران٬لیست حقوق وترازنامه موسسه و...

نقش فرم در ساده کردن عملیات انبار

فرم ها ونمونه های موجوددرهرسازمان٬ نشان دهنده نحوه اجرای سیستمها وروشهای معمول در آن سازمان است وبهبود بخشیدن به آنها نه تنها در افزایش بهره ومیزان کارایی یک سازمان موثراست بلکه ازآنجا که هرساله هزینه هفتگی صرف تهیه وتکمیل وبه جریان انداختن آنها می شود بسیاربه جاست که مورد توجه مدیریت قرار گیرد.از طرف دیگر٬فرم ها و نمونه ها از وسایل اجرای سیستمها و روشها می باشند٬ بنابراین بهترکردن طرح فرم ها٬حذف فرم های زائد وغیرضروری وترکیب فرم های مشابه با یکدیگر٬اجرای سیستم یاروش راساده تر وسریعتر می نماید.بنابراین٬کنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقلیل هزینه ها و ایجاد تسهیل و تسریع در انجام امور می شود و به سازمان این امکان را می دهد که تولید یا خدمت بیشتری را با شرایط بهتر و مناسبتر عرضه کند.

هدف از کنترل فرم ها 

هدف اساسی از كنترل فرم ها و نمونه ها این است كه بتوان با طرح فرم ها و نمونه های بهتر و حذف فرمهای غیر ضروری ضمن اجرای سهولت در اجرای سیستم یا روش٬هزینه های به   فرم ها را نیز كاهش داد.بدین ترتیب ٬منظور و هدف از اعمال كنترل فرم ها را می توان به شرح زیر بیان كرد:        

حذف فرم های غیر لا

ترکیب فرمهای مشابه

تجدید نظردرفرمهای موجودوطرح فرمهای مورد نیاز

تقلیل هزینه های مربوط به تهیه تکثیرواستفاده ازفرمهای ضروری

تجزیه وتحلیل مداوم فرم هابه منظور ساده کردن کار و بهبود بخشیدن به سیستمها وروشهای موجود درسازمان 

بنابراین كنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقلیل هزینه ها و ایجاد تسهیل و تسریع در انجام امور میشود و به سازمان این امكان را می دهد كه تولید یا خدمت بیشتری را با شرایط بهتر و مناسب تر عرضه كند.